资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。
搞清楚“思路”
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。
在你筹划的思路理清后,你向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。
1, 列出可供选择的清单
必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件,便于各个场所的比较和选择。这一方面,也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统,该系统内的数据将对选择场地的过程,大大提率。
2, 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配
比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜;对于交易会和新产品展示会,需要选择有展示空间的场所,会场交通必须便利等等。
会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。