再以电子政务的信息窗口交易中心为例，每天都会产生上千或更多信息资料，需要存档、处理和查询。传统人工录入及查询速度慢，易出错，严重影响了工作效率。此外，大量的纸质文件存档会占用较大办公空间，也不利于信息资源的共享，给管理工作带来很大难度。如何实现文件信息的快速存储，是信息窗口面临的重要问题。
CCD的中文名称是电荷耦合器件，与一般的半导体集成电路相似，它在一块硅单晶上集成了成千上万个光电三极管，这些光电三极管分成三列，分别被红、绿、蓝色的滤色镜罩住，从而实现彩色扫描。光电三极管在受到光线照射时可产生电流，经放大后输出。采用CCD的扫描仪技术经多年的发展已相当成熟，是市场上主流扫描仪主要采用的感光元件。
扫描仪主板
扫描仪主板一块集成芯片为主，其作用是控制各部件协调一致地动作，如步进电机地移动等。主要职能是完成图像数据转换、向计算机传送数字信息等。控制扫描仪地整个协调配合及对数据进行处理地整个工作。
机械转动部分
机械转动部分是指用来控制扫描头前后移动地步进电机和托架，在主板对电机发出指令时负责扫描头按轨道移动已完成扫描。
色彩数
色彩数表示彩色扫描仪所能产生颜色的范围。通常用表示每个像素点颜色的数据闰数即比特位（bit)表示。比如36bit，就是表示每个像素点上有2^36种颜色。
扫描速度
扫描速度通常用一定分辨率和图像尺寸下的扫描时间表示。
扫描幅面
表示扫描图稿尺寸的大小，常见的有A4幅面，其他有A3.A0幅面等。